《时间的故事》（三十八）现代时间管理的重要法则（上）
石咏琦
现代时间管理法则之一，是化整为零，聚零为整，也就是随时依状况采取集中或分散式处理时间。集中化的原则为随机应变，举一反三。慎选时间处理特别事件，和变动时间以便集中处理。分散化的原则，则是避免拖延。
有效的时间法则之二，是由自我出发，把握现在。自我管理者必须先摒除不正确的时间观念，而且不能变成工作狂。切实把握现在，不沉溺于过去和未来。
其次，效率和效能也是不可忽略的法则，效率是做事的最好方法。而效能是指运用目标来选择适切的手段。如果在日常工作中加入思考判断和创造力，就能够逐渐有效率。
时间管理运用于工作和人生，就是生涯规划。了解生命的意义，了解生活的目的，也写下工作的计划就能依序达成生涯规划。生涯规划在一生有四个重要阶段和发展，每个人都可以遵循。
无论组织和个人，都应该运用目标管理的方式来完成时间管理。目标设定有一定的准则和障碍，提早决定目标，实施步骤，就能早日达成一生的期望及成就。
一、化整为零、聚零为整
有效时间管理法则第一条是：一次只处理一件事，但是相关的事件可以一次完成。这就是化整为零，聚零为整的观念。能够不急不缓适当运用时间的人，才是懂得开发时间、利用时间的人。
历来对于时间的分析与测定，方法不胜枚举。但都只有一个目的：那就是找出最合理的时间应用方式，以及学习如何去运用。譬如东罗马帝国的查士丁尼大帝，人格圆满、生活有节制，具有坚强的意志力，尤其是体力超人一等，可以同时做好几件事。他的睡眠时间能伸缩自如，有时只睡一小时便一直散步看书到天亮。
另外，著名的伊达藩家臣之长──原田甲斐，也是个时间的实践者。他从春天到秋天，将全副精力专心地用于政务执行；而到冬天的时候，一个人留在雪山里，在酷寒的自然界，修炼身心，并且像猎人一样跋涉山野，使他自己成为一个身强体壮的人。
这些时间集中化的例子，不仅在时间管理上是有效的方法，同时也可以使个人在固定时间内提高判断力。「聚零为整」使时间集中化的几项原则，说明如下：
第一，随机应变，举一反三。当一件事分成好几个步骤去执行，有时候会因为每件事都要重新开始而浪费时间，所以相关的事件一次处理，并且在处理过程中触类旁通、举一反三，当然就能事半功倍。
第二，慎选时间处理特别事件。尽可能将日常工作或休闲的时间，以集中方式固定处理。譬如，固定时间回复信函、固定时间开会、固定时间批阅公文、固定时间处理劳资问题、固定时间停止工作、固定时间听音乐、固定时间休闲旅游。在这样的固定性安排中，习惯于不被打扰，而大部分的困难工作都会在固定的时间内解决处理。
第三，计划变动时间集中处理。每天临时发生的问题均应采取集中式处理的原则，而非分段成为一些零碎时间。连续性排列或许在处理上较为吃力，但是对于时间的效率发挥，要比个别处理容易得多。
时间的集中力和时间的节奏也有很大的关系。随着时间节奏的进行，思想顺利活动、行动效率较高、头和身体的部位也会产生集中反应，使得...与时间合而为一。顺着自己的时间节奏去从事喜欢的工件，当然也就能达到最高效率。精神若是集中，节奏就不容易分散，效果最佳。
当然，在进行时间集中化的过程中，必须提防如何避免干扰。这一点，除了自我节制专心处理事务不受外物干扰之外，在门外或桌上竖立请勿打扰的牌子，让外人知道何时找你较好，都是可以采用的方法。
相反地，如果我们需要处理事件：
1.主题太大。
2.数量太大。
3.性质不同的主题需同时进行。
4.时间有限。
5.被迫时间很分散。
6.需要养成习惯。
则需运用「化整为零」，也就是「时间分散化」的原则来进行。例如企业组织内部的项目处理、个人需完成一项长期研究报告、巨大的邮件处理、健康管理、学习专门技术等等都需要应用这种方法。
管理学教授邓东滨认为，导致管理者采取拖延作风的事大约有三种：第一，不愉快的事；第二，困难的事；第三，含重大决策的事。这些通常都需要用「化整为零」的观念来克服。方法是：
(一)各个击破法(Salami Technique)──Salami为意大利香肠，切成薄片才能引起食欲。令人不愉快或令人困惑的事，最好照样细分为许多件小事。
(二)平衡表法──这也是一种书面分析法。在纸的左边写下拖延的理由，在纸的右边列出办妥之后的好处。而通常我们会发现左边的借口很少；右边的好处却很多。
(三)思维方法改变法──原来的想法可能是：「这种任务必须履行，但是它令人感到不愉快，因此我将尽量予以拖延。」而现在改为：「这种任务是令人感到不愉快的，但是它必须被履行，因此我将立即做完它以便尽早忘掉它。」
(四)避免过度追求尽善尽美──完美没有界限。制定决策若过分小心、过分理想化就会迟疑不决。管理者应考虑下列两点：第一，决策者应认知，想要搜集十分完美的决策资料是不可能的。所以，只要有大多数的关键性资料也就很够了。第二，管理者及早下决策，当决策有错误迹象时，才有时间可以及时补救或处理善后。否则，一旦管理者拖到限期届满才予制定，那么错误就永远难以挽回了。
二、自我出发、掌握现在
有效时间管理法则第二条是充份了解：重要的，不是过去，不是未来，而是现在。想成功，不是靠别人，完全靠自己。
时间既无法累积，亦无法失而复得，是无从管理的。时间管理的正确说法，应该是指面对时间而进行的自我管理。
许多人并没有研究过时间管理，也完全不懂得柏金森定律或巴瑞多原理。但是这些人自始就抱着一种「自制自律」的态度生活着。因此，他们都是高效率、有成就感的人，他们比较容易满足，了解自己所为何事，而且能够快速达到自己的目标。这些人，就是所谓对自我管理有信念的人。
待续
